來自異地團隊的核心構通技巧

最近一個洽談很久的專案已進入結案階段，客戶要求我們與其新竹、東莞、蘇州和美國三藩市的同事開會，探討一下為時4個月的專案中之工作分解結構（Work Breakdown Structure）, 專案里程碑（Milestones）, 關鍵路徑（Critical Path）和風險評估和管理（Risk Assessment and Management）。客戶非常強調專案管理（Project Management）是其選擇供應商的首要條件，為測試供應商有能力遠距管理專案，客戶要求會議進行時，我們各地的專案人員必須在自己的辦公室參加。 

溝通管理（Communications Management）是專案管理的核心技巧，這次和客戶的會議是表現我們專業能力的大好機會，我們所準備的專案管理文件完整、詳細，相信完成會議簡報後，能讓客戶充分掌握專案細節。 

但是問題來了，這次與會人士共12位，分散在5個城市，會議要在2小時內完成，無法面對面與客戶開會，客戶端又只有新竹和蘇州擁有視訊設備，如果按以往慣例將會議所需的簡報文件以e-mail送出，再使用我們台北辦公室的UC電話會議系統（Conference Bridge）進行多方會議僅有語音的溝通，如何在會議進行時，維持12位與會人士的專注力？如何讓會議流暢的進行？如何讓每個人在同一時間將注意力集中於同一頁簡報資料上？  

我們決定使用web-based的線上協同(online collaboration)，在網路上建立一個虛擬會議室，並以e-mail發出會議邀請函，與會人士只要能連網並使用瀏覽器登入虛擬會議室就能參加會議，會議主席(host)能和與會人士分享Word, Excel, PowerPoint或Project等文件，同時控制文件的瀏覽速度，還能「監視」其他與會人士目前電腦主要的工作視窗是否為線上協同工具，以確保會議的集中度。與會人士可以利用虛擬會議室的即時通訊工具提出問題或發表意見，提問的同時並不會中斷發言者的談話；會議主席可設定與會人士不同的讀寫權限，讓眾人一起審閱和修正文件！ 

UC所提供的語音會議，加上線上協同作業，讓12名與會者在相同的環境下討論專案，不但效率高，效果也佳，這場會議僅費時90分鐘，全程錄影並存檔，結局也非常完美，我們成功拿下案子，客戶還對我們所使用的線上協同工具非常感興趣！